Agencja AI Marketing

n8n Automatyzacja: 6h/tydzień odzyskane dla biura rachunkowego

Biuro rachunkowe — Wrocław · Usługi księgowe i rachunkowe

Chcę takich rezultatów

50+ firm SMBEfekty od 30 dniBrak rocznych umów24h odpowiedź

Godzin tygodniowo zaoszczędzone

5 dni

Czas wdrożenia

97,4%

Dokładność OCR

580+

Faktury/mies. zautomatyzowane

Branża

Usługi księgowe i rachunkowe

Lokalizacja

Wrocław

Czas trwania

5 dni wdrożenia

Usługi

Automatyzacja procesów n8n +3

Wyzwanie

Biuro rachunkowe z 8 pracownikami obsługiwało co miesiąc ponad 600 faktur od 40 klientów. Każda faktura była pobierana z emaila, otwierana ręcznie, przepisywana do arkusza Google, a klient dostawał potwierdzenie pocztą. Jeden pracownik spędzał 6+ godzin tygodniowo wyłącznie na wpisywaniu danych z faktur. Błędy przy ręcznym przepisywaniu dochodziły do 3%, co wymagało korekt i generowało nadgodziny w okolicach zamknięcia miesiąca.

Rozwiązanie AI

Zbudowaliśmy workflow n8n, który monitoruje skrzynkę Gmail, wyciąga faktury PDF, przekazuje je do Google Vision API (OCR), parsuje kluczowe pola (numer, data, kwota, NIP kontrahenta) i wpisuje dane do arkusza Google Sheets. Klient dostaje automatyczny email z potwierdzeniem wpłynięcia dokumentu. Pracownik widzi tylko wyjątki — faktury, których OCR nie rozpoznał z pewnością >95%.

Gmail trigger w n8n: monitoring 3 skrzynek — auto-tagowanie faktur i not kredytowych

Google Vision OCR: ekstrakcja danych z PDF i skanów (JPEG/PNG), pewność >95%

Parser n8n: mapowanie pól (numer faktury, data, kwota netto/brutto, NIP, opis) → Google Sheets

Mechanizm wyjątków: faktury <95% pewności → do kolejki ręcznej weryfikacji (zakładka "Do sprawdzenia")

Email do klienta: auto-potwierdzenie wpłynięcia dokumentu z numerem i kwotą w treści

Powiadomienie Gmail dla pracownika: lista nowych faktur raz dziennie o 8:00

Narzędzia AI & Tech

n8nGoogle Apps ScriptGoogle SheetsGmail APIOCR (Google Vision)

Harmonogram działań

Dzień 1

Mapowanie procesu: skrzynki email, typy dokumentów, pola docelowe w Sheets

Dzień 2

Konfiguracja Gmail trigger + Google Vision API + pierwsze testy OCR

Dzień 3

Parser n8n: mapowanie pól + logika wyjątków + zapis do Google Sheets

Dzień 4

Email do klienta + dzienne podsumowanie dla pracownika + testy na 50 fakturach

Dzień 5

Wdrożenie produkcyjne, szkolenie (45 min), przekazanie dokumentacji

„Myślałam, że coś takiego kosztuje fortunę i wymaga miesięcy wdrożenia. Tydzień i oszczędzamy 6 godzin tygodniowo na samym wpisywaniu faktur. Pracownicy zajmują się teraz rzeczami, które wymagają myślenia — a nie przepisywania."

Beata M.

Właścicielka, biuro rachunkowe — Wrocław

Chcesz podobnych rezultatów?

Zacznij od bezpłatnego audytu AI. 30 minut → konkretna diagnoza → plan działania.

Zrób bezpłatny audyt AI Zobacz więcej case studies